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會議策劃是做什么的 會議策劃知識圖譜

來源:伍方會務   發布時間:2022-09-01 18:13:21   瀏覽次數:4490

會議策劃是做什么的?會議策劃是對會議進行管理和決策的一種程序,它是一種對會議活動的進程以及會議活動的總體戰略進行前瞻性的規劃活動。會議策劃是指為了使會議取得預期目的,而進行構思、設計,選擇出合理可行的方案過程。一份完整的會議策劃基本包括會議策劃目標、策劃主體、策劃對象、策劃依據、策劃方案、策劃效果評估等核心要素。會議策劃的內容包含確定會議目標和主題、確定會議規模、確定會議形式、確定會議時間、確定會議地點、確定會議議程、確定會議預算、確定會務工作。

會議策劃概述

一個成功高效會議的舉辦,離不開周密完善的策劃!坝袀錈o患,未雨綢繆”,只有充分完整的策劃準備與徹底靈活的實施執行,才能打造一流的會議。而會議策劃最終要通過策劃書的形式反映出來,這就是會議策劃方案。

會議策劃知識圖譜
▲會議策劃知識圖譜

會議策劃的概念

1.策劃的起源

策,在《辭源》中有多個意項。其中有作名詞用的,如“馬鞭”“杖”“簡”“策書”“一種文體”,“占卜用的蓍草”等;作動詞用的有“以鞭擊馬”,后來演化為謀略的意思,這也成為“策”,最重要的意項,也是其用得最多的意思。劃,在《辭源》中主要是“割開”“謀劃”等意思!安摺迸c“劃”一般聯系起來作籌劃、謀略、計策、對策等意思解釋。策劃古時也稱策畫,《辭!贰稘h語大辭典》對其所作解釋主要是出謀劃策之意,故策劃又稱為策略規劃。策劃一詞的復興在于日本企劃的風行。企劃一詞大約在1965年由日本傳到我國臺灣,20世紀80年代開始逐漸流行,90年代初由我國臺灣傳到大陸。在美國,策劃一般稱為咨詢,在日本大多使用企劃,在中國企劃與策劃并用。

策劃,就其廣義而言,是社會組織和個人對未來活動進行的計劃、打算、籌劃、謀劃,是制定計謀和辦法的過程,是對某一項活動或行動的方向、目標、內容、程序等進行全面和周祥的預先安排和設計。

策劃不等同于人們常說的點子,它具有以下個性。首先,策劃是一門思維的科學。要求定位準確、審時度勢、把握主觀與客觀,辯證、客觀、發散、動態地把握各種資源。其次,策劃是一門設計的科學。必須根據企業或甲方的需求來設計項目,策劃的目標即衡量一個項目是否成功,要看它是否“出成果、出機制、出人才、出品牌”。最后,策劃是一門監理的科學。即要在事先設計好的前提下對策劃項目運營過程實施監督與管理。

綜上所述,策劃即思維主題運用知識能力,圍繞一個中心(特定目標)來全面構思、設計、選擇合理可行的行動方法。完整的策劃是一個節奏分明、籌謀獻策、提前規劃的周全計劃。

2.廣義的概念

會議策劃是對會議進行管理和決策的一種程序,它是一種對會議活動的進程以及會議活動的總體戰略進行前瞻性的規劃活動。它是在會議活動開始的最初階段就要進行的,有時甚至要貫穿于會議活動始終的一種優先的、提前的、指導的活動。

3.狹義的概念

會議策劃是指會議召開之前,會議的主辦者或是承辦者根據會議目標,對一個具體會議的形式、會議的規模、會議的地點、會議的時間、會場的布置、會議的議程、組織參會人員、合理安排會間活動、會議的財務開支等做出構想和設計,形成系統、完整的會議活動方案。

總的來說,會議策劃是指為了使會議取得預期目的,而進行構思、設計,選擇出合理可行的方案過程。

會議策劃案例
▲會議策劃案例

會議策劃的特點

1.目的性(針對性)

既然會議本身就是“因事而(集)會、因事而議”。那么,為會議而做的會議策劃自然要根據會議目的、針對會議目標而展開策劃活動。明確會議活動應達到什么目的,它是針對什么問題而舉辦的會議。

2.預側性

策劃具有前瞻性、預測性,策劃是人們在一定思考以及調查的基礎之上進行的科學的預測,因此具有一定的預測性。

3.系統性

系統性表現在策劃時要針對會議的各個方面、各個環節進行權衡,通過權衡,使參會者實現預期目標。

4.可行性

可行性是指會議策劃方案在現實中要切實可行。分析論證策劃方案的可行性,主要圍繞策劃的目標定位、實施方案以及經濟效益等方面進行。

5.變異性

市場永遠是千變萬化的,會議策劃也必須充分考慮到市場的變化。變異性強調對市場環境的適應性,它是為了更有效地實現既定的戰略目標。

會議執行現場實拍
▲會議執行現場實拍

會議策劃的要素

一份完整的會議策劃基本包括會議策劃目標、策劃主體、策劃對象、策劃依據、策劃方案、策劃效果評估等核心要素。

1.策劃目標

會議策劃的核心要素之一是會議策劃的目標。策劃目標可以是單一目標,也可以是復合目標。單一目標是指會議策劃中的具體策略問題,如會議主題、會議名稱、會議宣傳推廣、參會者邀請等;復合目標是指策劃方案涉及兩個或兩個以上的活動目標,如市場占有率、銷售利潤率,或同時對價格、渠道、促銷等各項活動的預定目標進行策劃。

2.策劃主體

策劃主體是指進行創意、規劃、提出策劃方案的會議組織機構,在會議項目中起著“智囊”的作用。策劃主體可以是個人,也可以是某一機構、組織。由于策劃是一種高智力密集型的創造性活動,因而對策劃主體有著特殊的知識、文化、能力素質的要求,會議策劃活動策劃主體的素質直接影響著會議成果的質量水平。

3.策劃對象

策劃對象既可以是某項整體會議活動,也可以是會議諸要素中某一要素(如會議時間策劃、會議地點策劃等)。

4.策劃依據

策劃依據既包括策劃者的知識結構、信息儲存以及有關策劃對象的專業信息,也包括會議項目立項的主客觀條件。會議策劃要順利進行,會議組織機構必須獲取大量一手材料,掌握相關信息。會議策劃主體應根據策劃目標的要求,收集、整理與策劃目標有關的各種信息,包括會議項目內部可控信息和不可控的環境信息、參會者需求信息和競爭對手信息等。

5.策劃方案

策劃方案是策劃者為實現策劃目標,是針對策劃對象而設計創意的一套策略、方法和步驟。

6.策劃效果評估

策劃效果評估是對實施策劃方案可能產生的效果進行預先的判斷和評估。在會議策劃中,效果評估可以是一項會議活動的終點,也是起點,它為以后的會議項目策劃提供決策依據,也為會議的品牌成長提供可參考的依據。

以上所述的會議策劃諸要素之間是一個相互影響、相互制約的體系,要構建好一個完整的系統工程,還需要會議組織機構及其它利益主體的默契配合、高效運作。

會議策劃的內容

會議策劃是做什么的?會議策劃的內容包含確定會議目標和主題(why),確定會議規模(who),確定會議形式(what),確定會議時間(when),確定會議地點(where),確定會議議程(how),確定會議預算(budget),確定會務工作(others),即“5W、1H、1B、1O”。

1.確定會議目標和主題

即為什么開會?會議的目標是什么?會議的主題是什么?會議的目標是會議組織者的期望所在,是會議所要完成的具體任務。召開會議就是為了達到某種目的或完成某個任務。確定會議目標、明確會議主題,就是要解決為什么開會這一基本問題。只有目標清晰、任務明確,會議才能發揮應有的作用。

2.確定會議規模

主要指參會的人都是“誰”,會議組織者希望哪些人來參會。對于會議組織者而言,通常在策劃會議時首先要考慮確定會議目標和主題,然后就要確定參會者。參會者是會議策劃的重要內容,包括“誰來開會”和“多少人參加”(參會者數量決定會議規模)。根據會議內容,考慮是否邀請不同類型的嘉賓,如政府官員、行業主管或中外專家學者等,這些人員的參加有助于提升會議的級別和層次。

3.確定會議形式

一般來講,各種形式的會議有自己的模式和程序。會議性質、會議目的以及參會人員身份決定了會議的形式。

首先,不同性質的會議,應采取不同的會議形式。如法定性會議、決策性會議,這種會議嚴肅而莊重,一般采取程序嚴格、場面莊重的會議形式。其次,會議形式取決于會議目的。作出決策的會議,要采取便于議決事項的程序化強的方式,征詢研討的會議,采用便于發表意見、可以充分討論、開放的形式;宣傳數育的會議,考慮采用增強宜傳效果的方式,傳達精神的會議,則要考慮擴大傳達面的形式。最后,參會人員身份不同,可以采取不同的會議方式。較高層級的領導人會議,要采取便于集中、就地召開的形式,不同單位、不同系統人員參加的會議,應采取座談、會商的形式進行。

4.確定會議時間

會議時間主要包括會議召開時間及會期長短兩方面。會議時間依照會議類型有所不同,一般情況下,2-3天的會議最為常見,極少數會議會期為1天或超過5天以上。一般情況下,8:30-11:30,15:00-17:30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機。要注意將全體會議安排在上午、下午分組討論,晚上則安排一些文娛活動。

同時,會期確定也同樣重要。會期確定原則包括:依實際需要定,要考慮議程能否完成;參會者能否充分表達意見;是否留機動時間;在滿足需要的前提下,合理壓縮會議時間。

5.確定會議地點

會議地點的重要性不容置疑,一般情況下,會議組織者將直接參與會議選址工作,也可以交由第三方會務公司完成。會議地點的確立,主要包括了會議空間策劃,即在何地開會,并按會議主題、規模等要素選擇合適的地方和場所。會議選址要根據會議規模、檔次、參會人員身份,并結合會議內容來考慮,也可以根據會議對周邊環境的要求,確定具體舉辦地點。

6.確定會議議程

議程,是會議所要通過文件解決問題的概略安排,用簡練文字逐項寫出即可。顧名思義,議程即是會議的程序表,它所涵蓋的除了足以實現會議目標的各種議案,如主題規則等之外,還包括發言人姓名、會議時間及地點等項目。一般來講,不同形式的會議,議程不一樣,要根據具體會議而定。例如,工作研討會的議程大致可以包括:(1)會議主持人開場白,介紹會議的目的;(2)主要領導發言;(3)參會者自由發言、討論問題等。年會的議程一般包括:(1)主持人致開場白;(2)領導演講,做年度總結報告和戰略規劃;(3)表彰大會;(4)文藝表演,節目表演、抽獎、游戲等;(5)年會晚宴;(6)與會人員大合影。而一些大型會議的議程通常為:(1)開幕式,致歡迎辭;(2)領導講話;(3)嘉賓演講;(4)閉幕式,閉幕致謝等。

會議主持人致開場白
▲會議主持人致開場白

7.確定會議預算

會議的成本預算策劃,一般包括顯性成本、隱性成本兩個部分。

(1)顯性成本

顯性成本即會議明顯的耗費,如場地費、設備租賃費、住宿費、餐飲費、服務費、雜費等。

(2)隱性成本

隱性成本即參會者因參加會議而損失的勞動價值,一般是不為人所關注的成本。例如,會議服務人員籌備時間,參會人員的路途時間等。

8.確定會務工作

在會前要成立會議籌備組,具體處理會務工作。會務工作分為會前準備、會中協調、會后結束工作。會前工作包括了設計并安排好會場、會場布置、調試音響設備、準備所需文件材料、做好參會者的接洽工作等;會中工作包括會議簽到、會議記錄、會議服務等;會后工作包括整理會議資料、檢查會場等。

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